Czy formularz kontaktowy zamieszczony na stronie internetowej wymaga zgłoszenia do GIODO ?
Większość firm posiada obecnie stronę internetową, a na niej zamieszczony formularz kontaktowy.
W ostatnim czasie moi klienci, którzy posiadają formularz kontaktowy na stronie internetowej, otrzymują na adres poczty elektronicznej informacje od firm, które oferują swoje usługi w zakresie zgłoszenia zbioru danych osobowych do GIODO, czyli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, jednocześnie są informowani, że mają obowiązek zgłoszenia takiego zbioru danych ponieważ na ich stronach internetowych zamieszczony jest formularz kontaktowy, rejestracyjny, logowanie lub stosują newsletter.
Wobec tego, kilka słów o obowiązku zgłoszenia zbioru danych do GIODO, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
Powyższą kwestię reguluje Ustawa o ochronie danych osobowych, która wymaga, aby administrator danych osobowych zgłosił do GIODO zbiór danych osobowych.
Zgłoszenie nie dotyczy więc samego posiadania formularza rejestracyjnego, czy kontaktowego na stronie internetowej, ani logowania, ale zgłasza się fakt istnienia zbioru danych osobowych.
Zbiór danych to według definicji zawartej w ustawie: każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.
Aby mówić o obowiązku zgłoszenia do GIODO musielibyśmy tworzyć zbiór danych osobowych, posiadający jakąś strukturę, czyli musielibyśmy te dane osobowe przynajmniej gromadzić.
Dodatkowo ustawa wyłącza obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych pracowników i osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, czy świadczących nam usługi na podstawie takich umów, jak również tych danych, które gromadzimy celem wystawienia faktury lub dla sprawozdawczości finansowej.
Sam formularz kontaktowy na stronie internetowej, czy logowanie lub newsletter nie oznacza, że tworzymy zbiór danych osobowych, dopiero jeśli zaczęlibyśmy gromadzić dane tych osób, które się z nami kontaktują, wówczas powstanie taki zbiór.
Podstawa prawna: Ustawa o ochronie danych osobowych: art. 3 ust. 2 pkt 2; art. 7 pkt 1, 2, 4; art. 40; art. 43 ust. 1 pkt 4, 8.
